CRM או אקסל? מתי כדאי לעבור למערכת
אקסל מספיק כשיש מעט לקוחות ואדם אחד שמטפל בהם. כשפניות נופלות, כמה אנשים צריכים לראות אותן, או שצריך תזכורות לחזרה, הגיע הזמן לעבור ל-CRM.
מתי אקסל מספיק
אקסל הוא כלי מצוין להתחלה. אם אתם עובדים לבד, מטפלים בעשרות לקוחות ויודעים בעל פה מה קורה עם כל אחד, אין סיבה למהר.
הבעיות מתחילות כשהעסק גדל. יש יותר פניות, יותר אנשים נוגעים באותו קובץ, והמידע מתפזר בין הגיליון, וואטסאפ והמייל.
סימנים שהגיע הזמן לעבור
- פניות נופלות: מישהו התקשר, ואף אחד לא חזר אליו.
- כמה אנשים עובדים באותו קובץ, ומישהו דורס שינויים של אחר.
- אין תזכורות, וצריך לזכור בעצמכם למי לחזור ומתי.
- אי אפשר לדעת מאיפה הגיע כל לקוח ומה סוגר יותר.
- לוקח זמן לשלוח הצעה או הודעה כי צריך להעתיק פרטים ביד.
מה CRM נותן שאקסל לא
כל שיחה במקום אחד
שיחות, מיילים והצעות נשמרים על הלקוח, ולא מפוזרים.
תזכורות לחזרה
המערכת מזכירה למי לחזור ומתי, במקום שתזכרו בעצמכם.
הרשאות ושיתוף
כל אחד רואה מה שמגיע לו, ושינוי של אחד לא דורס אחר.
דוחות
רואים כמה פניות נכנסו, כמה נסגרו ומאיפה הגיעו.
איך עוברים בלי לאבד מידע
המעבר מאקסל פשוט יותר ממה שנדמה. מנקים את הגיליון (כפילויות, טלפונים בפורמטים שונים), מחליטים אילו שדות חשובים, מייבאים קבוצה קטנה לבדיקה ורק אז את כולם. חשוב להשאיר עותק של הקובץ המקורי.
אנחנו עושים את זה כחלק מההטמעה. אם אתם רוצים לבדוק אם הגיע הזמן, אפשר למלא את השאלון הקצר ולקבל אפיון ראשוני במתנה.
איזו מערכת לבחור
יש כמה מערכות מתאימות לעסק קטן. השוואת מערכות CRM: Zoho, monday או Fireberry מסבירה את ההבדלים, וכמה עולה הטמעת CRM מסביר מה משפיע על העלות. לפרטים על העבודה איתנו: הטמעת מערכת CRM לעסק.
כמה עולה להישאר באקסל
אקסל נראה חינמי, אבל יש לו מחיר שלא רואים בחשבונית. הוא נמדד בשעות שהולכות על העתקת פרטים, בפניות שנשכחות ובלקוחות שמקבלים תשובה באיחור.
כל עסק מחשב את זה אחרת. כדאי לשאול את עצמכם כמה פעמים בשבוע מישהו מחפש מידע על לקוח בכמה מקומות, וכמה פעמים נאמר "שכחתי לחזור אליו".
דוגמה להמחשה: שבוע בלי מערכת ועם מערכת
דוגמה להמחשה בלבד, לא לקוח מסוים. בלי מערכת: פנייה נכנסת בוואטסאפ, מישהו מעתיק את הפרטים לגיליון, ואחרי יומיים מגלים שאף אחד לא חזר ללקוח.
עם מערכת: הפנייה נכנסת לרשימה לבד, הלקוח מקבל הודעה, ומי שמטפל מקבל תזכורת. כשנגמר השבוע רואים כמה פניות נכנסו וכמה נסגרו, בלי לחפש בקבצים.
בשורה התחתונה
אם אתם מתחילים לפספס פניות, או שכמה אנשים צריכים לעבוד על אותם נתונים, כנראה הגיע הזמן. המעבר לא חייב להיות גדול: מתחילים בקליטת פניות ותזכורות, ומרחיבים משם.
עדיף לעשות את זה לפני שהעסק גדל, ולא אחרי שלקוחות כבר נפלו בדרך.
כדי לבדוק במהירות, ספרו כמה כלים שונים אתם פותחים כדי לענות ללקוח אחד. אם התשובה היא יותר משניים, מערכת אחת תחסוך לכם זמן כבר בשבוע הראשון, והצוות כולו יעבוד מאותו מקור מידע ברור ומעודכן.
שאלות נפוצות על מעבר מאקסל ל-CRM
אפשר להישאר באקסל ולחבר אותו למערכת?
כן, לתקופת מעבר. אבל כדי להפיק תועלת מלאה כדאי שהמידע יחיה במקום אחד, ולא בשני.
כמה זמן לוקח המעבר?
תלוי בכמות הנתונים ובמספר התהליכים. בעסק קטן עם גיליון מסודר זה יכול להיות קצר. נקבע אחרי שיחה קצרה.
מה אם הצוות לא רוצה לעבוד במערכת?
לכן ההדרכה והליווי הם חלק מהעבודה. כשהמערכת בנויה לפי איך שהצוות עובד, קל יותר להתרגל אליה.
עוד על הנושא
השאירו פרטים, ונחזור אליכם
השיחה הראשונה בחינם ובלי התחייבות. ספרו לנו מה קורה בעסק, ונגיד לכם מה אפשר לעשות.
עוד לא בטוחים מה אתם צריכים? מלאו שאלון קצר וקבלו אפיון לעסק במתנה ←